Cherie Kerr, bir iş toplantısında PowerPoint’in nasıl hem kışkırtıcı hem de inandırıcı olabileceğini biliyor.
Ama kesinlikle tam tersinin de yaşanabileceğinin farkında.
California, Santa Ana’dan halkla ilişkiler danışmanı “Çok yakın bir dostunuz haline gelebilir,” diyor. “Ancak doğru kullanmalısınız.”
Kerr’in Microsoft’un yaygın kullanılan sunu ve grafik programı hakkındaki iki yönlü görüşü, işletme bakış açısıyla akademik yaklaşım arasında sürüp giden tartışmayı yansıtıyor. Birçok kişi güçlü bir iş aracı olarak PowerPoint’in değerlerini takdir ederken, diğerleri de bunun verimli bir etkileşimin önünde engel oluşturduğunu, iletişimi karmaşıklaştırdığını, saptırdığını ve hatta ortadan kaldırdığını savunuyor.
Ancak, Kerr’in de vurguladığı gibi, PowerPoint’in erdemleri ve yanlışları üzerine yapılan her tartışma, temelde programı en yararlı şekilde kullanmanın ne denli önemli olduğunu gösteriyor. Burada, işletmenizin beceriksiz değil parıltılı görünmesine yardımcı olmak üzere PowerPoint’i kullanmanın 10 yolunu bulacaksınız.
1. Arkanızı ilgi çekici malzemelerle destekleyin.
PowerPoint’in kullanım kolaylığı bir şekilde onun en kötü düşmanı olabilir. Çarpıcı slaytlar ve grafikler oluşturmak için basit ve cazip bir araç olsa da, PowerPoint’in otonom olmadığını aklınızda tutun. İzleyiciler yalnızca ekrandan akıp giden resimlere bakıp durmak için değil sizin sözlerinizi duymak için gelirler. Güçlü bir PowerPoint programı hazırlayın ama sözlü açıklamalarınızın da daha az ilginç olmamasına özen gösterin. Virginia, Midlothian’dan sunu eğitimi sağlayan Audience First firmasının başkanı Matt Thornhill “PowerPoint sunu yapmaz, sadece slaytlar için kullanılır,” diyor ve “Slaytları, sözlü bir sunuyu desteklemek için oluşturduğunuzu unutmayın.” diyerek bizi uyarıyor.
2. Basit olmasına dikkat edin.
Büyük olasılıkla hepimiz konuşmacının programa hayran olduğu PowerPoint veya başka sunular izlemişizdir. Yani, varolan kurnazlıkların, özel efektlerin ve diğer öğelere aşık olduğu açıkça görülür. Ancak en verimli PowerPoint sunuları, kolay anlaşılan basit çizelgeler ve konuşmacının sözlerini yansıtan grafiklerden oluşur. Bazı otoriteler, her satırda beşten fazla sözcük ve her slaytta beşten fazla satır kullanılmamasını önerirler. Kerr, “Çok fazla sözcük ve grafik sokuşturup işleri anlaşılmaz hale getirmeyin” diyor. “Gerçekten her şeyin ekranda görünmesi sizin için gerekli mi?”
3. Slaytlardan olabildiğince az sayı kullanın.
PowerPoint’in cazibesi, görüşleri ifade etme ve konuşmacının açıklamalarını özlü bir şekilde destekleme kapasitesinde yatar. Sayıların ve istatistiklerin neden olduğu belirsizlikle bunu yapmak zor olur. Çoğunlukla, en verimli PowerPoint görüntülerinde izleyiciler çok fazla rakam ve sayıyla boğulmazlar. Bu rakamları daha sonraya, sununun sonunda dağıtacağınız ve daha kapsamlı bir şekilde sindirilebilecekleri bildirilere bırakın. PowerPoint’te bir istatistiği vurgulamak isterseniz, bu noktayı göstermek için grafik veya resim kullanmayı deneyin. Kerr, “Örneğin, bir keresinde Alzheimer hastalarının ne kadar yaygın olduğundan söz ediyordum ve ekrana bir sayı koymak yerine yaşlı bir kadının fotoğrafını kullandım” diyor.
4. PowerPoint’i papağan gibi tekrarlamayın.
PowerPoint kullanıcılarının en yaygın ve zararlı alışkanlıklarından biri de görsel sunuyu izleyicilere okumakla yetinmeleridir. Bunun gereksiz olması bir yana (fareyle tıklatma dışında orada olmanızın bir anlamı var mı?), görsel açıdan en çekici sunuları bile felaket sıkıcı hale getirir. PowerPoint en iyi şekilde, ekranda olanları taklit etmek yerine geliştiren ve tartışan sözlü açıklamalarla birlikte sonuç verir. Connecticut merkezli bir iletişim danışmanlık firması olan The Prescott Group’tan Roberta Prescott, “PowerPoint kullanırken bile, izleyicilerinizle göz temasında bulunmalısınız” diyor. “Bu insanlar oraya kafanızın arkasını izlemeye gelmediler.”
5. Açıklamalarınızı doğru zamanlayın.
Başka bir handikap da konuşmacının açıklamalarının yeni beliren PowerPoint slaydıyla tam olarak örtüşmesidir. Bu yalnızca izleyicilerin dikkatini bölmeye yarar. İyi düzenlenmiş bir PowerPoint programında yeni slayt gösterilir, izleyicilere okuyup sindirmesi için biraz zaman tanınır, sonra da ekrandaki noktaları genişleten ve ayrıntılandıran açıklamalara geçilir. Kerr’in sözleriyle “Bu bir zamanlama meselesidir.” “Konuşurken asla slaytlarınızla yarışmayın.”
6. Fazla abartmayın.
Tekrarlıyorum, PowerPoint’in en etkili yanı konuşulan sözlere görsel olarak eşlik etmesidir. Deneyimli PowerPoint kullanıcıları, arada sırada ekranı boş bırakmaktan çekinmezler. Bu, grup tartışmaları veya soru-yanıt oturumları gibi daha sözel fikir alışverişleri sırasında dikkati yoğunlaştırma açısından etkili bir yöntemdir.
7. Canlı renkler kullanın.
Sözcükler, grafikler ve arka plan arasındaki çarpıcı karşıtlık, hem iletilen fikri hem de duyguları ifade etmek için çok etkili olabilir.
8. Başka resimler ve grafikler alın.
Sununuzu PowerPoint’in sağladıklarıyla sınırlamayın. Çeşitlilik ve görsel çekicilik sağlamak için video da dahil olmak üzere, PowerPoint dışından resimler ve grafikler kullanın. New York’tan teknoloji danışmanı Ramon Ray, “Sunularımda çoğunlukla kısacık bir veya iki video klip kullanırım” diyor. “Esprili olur, iletilen fikri ifade eder ve seyredenleri gevşetir.”
9. Açıklamaları sunu sırasında değil, sununun sonunda dağıtın.
Bazı kişiler bu konuda benimle aynı fikirde olmayabilir. Ama hiçbir konuşmacı, açıklamalarının bir derlemesini okumakla meşgul olan bir kalabalığın karşısında konuşup durmak istemez. Siz sunuyu yaparken insanların bir açıklamadan izlemesi şart değilse, dağıtmak için sunuyu bitirmeyi bekleyin.
10. Sunuyu sunmadan önce düzenlerken acımasız olun.
İzleyicinin perspektifini hiçbir zaman kaybetmeyin. PowerPoint slaytlarınızın taslaklarını çıkardıktan sonra, gözden geçirme aşamasında, açıklamaları dinleyecek kişilerden biri olduğunuzu varsayın. Albenili olmayan, rahatsız edici veya kafa karıştırıcı bir şeyle karşılaşırsanız, acımasız olun. Sununuzun bir bütün olarak daha iyi olma olasılığı yüksek olacaktır.
